Benutzer

Übersicht

Unter Benutzer im Menü deines Betriebs legst du fest, wer in deinem Rauchfangkehrerbetrieb auf die Plattform zugreift: Mitarbeiter, Büro oder Inhaber. Die Tabelle zeigt pro Benutzer den Namen, die E-Mail-Adresse, die Zugriffsrechte, den Status und den KI-Zugriff. Der Inhaber trägt das Abzeichen Hauptuser.

• Benutzer anlegen und mit einer Einladungsmail dazuholen,
• bearbeiten: Name, Status und Berechtigungen,
• Berechtigungen über Vorlagen vergeben, auch für mehrere Benutzer auf einmal,
• deaktivieren oder archivieren, wenn jemand nicht mehr mitarbeitet,
• die Hauptuser-Rolle an einen anderen Benutzer übergeben,
• einen Benutzer mit seinem Teammitglied verbinden.

Zwei Dinge auf dieser Seite hängen an deinen Abonnements: oben der Website-Lizenz des Betriebs und in der Tabelle die Spalte KI-Zugriff.

Wie weit du Benutzer ändern darfst, hängt von deinen eigenen Berechtigungen ab. Ohne Recht zum Anlegen ist Benutzer anlegen ausgegraut; ohne Recht zum Bearbeiten siehst du die Benutzer nur an.

Benutzer anlegen

Ein neuer Benutzer bekommt eine Einladungsmail und meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse an.

Formular öffnen

Größer ansehen

Klicke oben auf Benutzer anlegen (1). Es öffnet sich die Seite Benutzer anlegen.

Daten eintragen

Größer ansehen

• Trage unter Login E-Mail (2) die Adresse ein, mit der sich der Benutzer anmeldet.
• Fülle unter Personendaten (3) mindestens Vorname und Nachname aus; Titel und zweiter Vorname sind freiwillig.
• Der Status (4) steht auf Aktiv. So kann der Benutzer gleich loslegen.
• Wähle darunter die Berechtigungen (vorausgewählt ist die Vorlage Mitarbeiter) und klicke oben auf Anlegen (5).

Danach bekommt der neue Benutzer eine Einladungsmail und du kommst zurück zur Liste. Mit Verwerfen brichst du ab, ohne etwas zu speichern.

Gibt es zur E-Mail-Adresse schon ein Konto, etwa weil die Person auch für einen anderen Betrieb oder deine Innung arbeitet, wird kein neues Konto angelegt. Das bestehende wird mit deinem Betrieb verknüpft, eine Einladungsmail geht nicht hinaus. Weichen seine bisherigen Berechtigungen von deiner Auswahl ab, fragt dich das Fenster Berechtigungen weichen ab, ob du Aktuelle behalten oder Angeforderte übernehmen willst. Übernimmst du sie, gelten sie in allen Betrieben des Benutzers.

Benutzer bearbeiten

Name, Status und Berechtigungen eines Benutzers änderst du auf der Seite Benutzer bearbeiten.

Bearbeiten öffnen

Größer ansehen

1. Klicke in der Liste auf den Namen des Benutzers …
2. … oder öffne rechts in seiner Zeile das Menü … und wähle Bearbeiten.

Änderungen speichern

Größer ansehen

Die Seite Benutzer bearbeiten hat dieselben Felder wie beim Anlegen (1). Ändere Name, Status oder Berechtigungen und klicke oben auf Speichern (2). Mit Verwerfen setzt du deine Änderungen zurück.

• Gehört das Konto auch zu einem anderen Betrieb, einer Innung oder Organisation, ist die Login E-Mail gesperrt. Die E-Mail-Adresse ändert dann nur der Benutzer selbst.
• Bearbeitest du dich selbst, warnt dich die Seite: Prüfe deine eigenen Berechtigungen sorgfältig, sonst entziehst du dir selbst den Zugriff.
• Die Zeile des Hauptusers ist für andere Benutzer ausgegraut: Seine Daten ändert nur er selbst; seine Rechte stehen immer auf Vollzugriff.

Berechtigungen und Vorlagen

Was ein Benutzer in deinem Betrieb tun darf, legst du beim Anlegen und Bearbeiten unter Betriebs-Berechtigungen fest. Du vergibst und entziehst nur Berechtigungen, die du selbst hast. Die Betriebs-Berechtigungen gehören zum Benutzerkonto: Arbeitet ein Benutzer für mehrere Betriebe, gelten Änderungen in allen. Die Seite weist dich darauf hin.

Vorlage wählen

Größer ansehen

1. Wähle oben eine Vorlage. Sie setzt alle Häkchen auf einmal.
2. In der Tabelle darunter passt du einzelne Berechtigungen an: pro Bereich (Stammdaten, Benutzerverwaltung, Websiteverwaltung …) Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen. Weicht deine Auswahl von jeder Vorlage ab, steht oben Benutzerdefiniert.

Die Vorlagen

Größer ansehen

• Kein Zugriff – keine Betriebs-Berechtigungen.
• Vollzugriff – uneingeschränkter Zugriff auf alle Bereiche, etwa für einen Mitinhaber.
• Betrachter – kann alle Inhalte lesen.
• Mitarbeiter – liest alles und bearbeitet Anfragen.
• Büro/Marketing – pflegt Stammdaten, Website und Inhalte; bearbeitet Anfragen.

Eine Vorlage, für die dir Rechte fehlen, ist ausgegraut.

Mehrere Benutzer auf einmal

Größer ansehen

1. Markiere die Benutzer mit dem Kästchen am Anfang ihrer Zeile.
2. Klicke oben auf Benutzer bearbeiten. Sobald du Benutzer markiert hast, steht hinter der Beschriftung ihre Anzahl in einem runden Feld, und oben rechts am Knopf leuchtet ein grüner Punkt.
3. Wähle Berechtigungen vergeben, stelle die Berechtigungen wie oben ein und klicke auf Speichern. Bestätige mit Ja, Änderungen anwenden.

Die bisherigen Berechtigungen aller markierten Benutzer werden dabei überschrieben. Für einen einzelnen Benutzer findest du Berechtigungen vergeben auch im Menü … seiner Zeile.

Status und Archivieren

Der Status legt fest, ob ein Benutzer im Betrieb aktiv ist:

• Aktiv – meldet sich an und arbeitet mit den Berechtigungen, die du ihm gibst.
• Inaktiv – kann sich noch anmelden, ist im Betrieb aber als inaktiv markiert.
• Archiviert – kann sich nicht mehr anmelden, bleibt dem Betrieb aber zugeordnet. Du kannst ihn jederzeit reaktivieren.

Den Status änderst du an mehreren Stellen; das Archivieren zeigen die Schritte darunter.

• Reaktivieren: Bei inaktiven und archivierten Benutzern steht im Menü … stattdessen Reaktivieren.
• Mehrere auf einmal: Markiere die Benutzer und wähle unter Benutzer bearbeiten den Punkt Status neu setzen.
• Im Formular: Auch auf der Seite Benutzer bearbeiten änderst du den Status.
• Finden: Mit dem Filter Status rechts zeigst du nur Benutzer mit einem bestimmten Status an, etwa die archivierten.
• Aus Betrieb entfernen: Arbeitet jemand endgültig nicht mehr bei dir, nimmst du ihn mit diesem Punkt im Menü … aus dem Betrieb. Er hat danach keinen Zugriff mehr auf deinen Betrieb; sein Konto selbst bleibt bestehen. Den Hauptuser kannst du nicht entfernen.

Deaktivieren oder archivieren

Größer ansehen

Öffne rechts in der Zeile des Benutzers das Menü … und wähle Archivieren (1). Soll er nur als inaktiv markiert werden, wähle Deaktivieren.

Archivieren bestätigen

Größer ansehen

• Lies den Hinweis (2): Der Benutzer kann sich danach nicht mehr auf der Plattform anmelden.
• Bestätige mit Ja, Archivieren (3).

Hauptuser festlegen

Der Hauptuser ist der Inhaber des Betriebs und hat immer Vollzugriff: Seine Rechte lassen sich nicht einschränken, seine Daten ändert nur er selbst, und aus dem Betrieb entfernen lässt er sich nicht. Übernimmt jemand anderer den Betrieb, gibt der Hauptuser die Rolle an ihn weiter. Das kann nur der aktuelle Hauptuser.

Neuen Hauptuser wählen

Größer ansehen

Öffne in der Zeile des neuen Hauptusers das Menü … und wähle Als Hauptuser festlegen (1).

Übergabe bestätigen

Größer ansehen

• Das Fenster nennt den bisherigen Hauptuser (2). Hat er ein Website-Abo, wird es nicht übertragen und läuft weiter über sein Konto – kläre die Übergabe des Abos vorher mit ihm.
• Bestätige mit Ja, als Hauptuser festlegen (3).

Danach trägt der neue Hauptuser das Abzeichen Hauptuser und erhält Vollzugriff. Du bleibst Benutzer des Betriebs mit deinen bisherigen Rechten, kannst aber seine Daten nicht mehr ändern.

Mit Teammitglied verbinden

Größer ansehen

Ein Benutzer kann mit einem Teammitglied deines Betriebs verbunden sein, also mit seiner Karte auf deiner Website. Ist er verbunden, steht der Name des Teammitglieds in der Tabelle unter dem Namen des Benutzers. Ein Benutzer gehört in deinem Betrieb zu höchstens einem Teammitglied und umgekehrt.

1. Öffne rechts in der Zeile des Benutzers das Menü … und wähle Mit Teammitglied verbinden – oder Teammitglied ändern, wenn schon eines verbunden ist.
2. Wähle unter Bestehendes Teammitglied wählen das passende Teammitglied. Die Liste ist nach Teams geordnet und durchsuchbar; wer schon mit einem anderen Benutzer verbunden ist, ist ausgegraut.
3. Klicke auf Teammitglied verbinden bzw. Teammitglied wechseln. Die Berechtigungen des Benutzers bleiben unverändert.

• Verbindung lösen – nach einer Rückfrage ist der Benutzer mit keinem Teammitglied mehr verbunden. Benutzer und Teammitglied bleiben beide bestehen.
• Neues Teammitglied anlegen – gibt es für den Benutzer noch kein Teammitglied, wähle ein Team. Vor- und Nachname übernimmt das Fenster vom Benutzer, die E-Mail-Adresse ist die öffentliche Kontaktadresse. Mit Anlegen und verbinden entsteht das Teammitglied gleich verbunden; Foto und weitere Angaben ergänzt du danach unter Teams (siehe Teammitglieder verwalten).

Den Menüpunkt siehst du nur, wenn du Benutzer anlegen und die Website bearbeiten darfst. Dasselbe geht auch von der Teams-Seite aus: Teammitglied mit Benutzer verbinden.

Website-Lizenz des Betriebs

Größer ansehen

1. Website freigeschaltet heißt: Der Betrieb hat eine Website-Lizenz, alle Benutzer können seine Website bearbeiten, und sie ist online. Darunter steht, wessen Abo die Lizenz stellt und seit wann. Das Abzeichen zeigt den Stand des Abos; „Zahlung offen“ heißt, dass der Zahler eine Zahlung nachholen muss.
2. Bezahlst du die Lizenz selbst, kommst du mit Website-Lizenzen verwalten zu deinem Abo. Dort überträgst du die Lizenz, gibst sie frei oder kaufst Lizenzen dazu.

Steht hier Website nicht freigeschaltet, hat der Betrieb keine Lizenz. Ein Benutzer mit Website-Abo, der die Betriebsdaten bearbeiten darf, kann ihm einen zuweisen; wie das geht, steht unter Website aktivieren.

Übergibst du die Hauptuser-Rolle an einen anderen Benutzer, bleibt die Lizenz bei seinem bisherigen Zahler. Verlässt der Zahler den Betrieb, wird seine Lizenz frei und die Website geht offline.

KI-Zugriff pro Benutzer

Größer ansehen

Bezahlst du ein KI-Paket, nutzen alle Benutzer deines Betriebs deinen Credit-Topf automatisch. In der Spalte KI-Zugriff steht bei jedem Benutzer ein Schalter:

1. Klicke auf den Schalter, um einen Benutzer aus deinem Credit-Topf zu nehmen; ein weiterer Klick schaltet ihn wieder ein. Die Änderung gilt sofort und in allen deinen Betrieben.
2. Bei dir selbst steht Zahler; dich kannst du nicht ausschalten.

• Wer ausgeschaltet ist, nutzt sein eigenes Kontingent: 200 Credits pro Monat, wenn sein Betrieb eine Website-Lizenz hat, sonst die kostenlosen 100 Credits.
• Bezahlst du kein KI-Paket, siehst du statt der Schalter nur, wer KI-Zugriff hat (Aktiv) und wer das Paket bezahlt (Zahler).

Wie du ein KI-Paket wählst und den Verbrauch pro Person siehst, steht unter KI-Paket wählen und wechseln.

Fehlerbehebung

• „Benutzer anlegen“ ist ausgegraut: Dir fehlt die Berechtigung, Benutzer anzulegen. Ein Benutzer mit Vollzugriff, etwa der Hauptuser, kann sie dir geben.
• „Einladungsmail fehlgeschlagen“: Der Benutzer wurde angelegt, nur die Mail ging nicht hinaus. Prüfe die E-Mail-Adresse. Bleibt die Mail aus, kontaktiere mich.
• Eine Zeile ist ausgegraut: Das ist der Hauptuser. Seine Daten ändert nur er selbst; seine Rechte stehen immer auf Vollzugriff.
• „Als Hauptuser festlegen“ fehlt: Die Rolle übergibt nur der aktuelle Hauptuser.
• Eine Vorlage lässt sich nicht wählen: Du hast selbst nicht alle Berechtigungen dieser Vorlage. Du vergibst nur Berechtigungen, die du selbst hast.
• Die Login E-Mail lässt sich nicht ändern: Das Konto gehört auch zu einem anderen Betrieb, einer Innung oder Organisation. Die Adresse ändert nur der Benutzer selbst.
• „Mit Teammitglied verbinden“ fehlt im Menü: Du brauchst die Berechtigung, Benutzer anzulegen und die Website zu bearbeiten. Bei archivierten Benutzern ohne Teammitglied fehlt der Punkt immer.
• Keine Schalter in der Spalte KI-Zugriff: Du bezahlst kein KI-Paket, das diesen Betrieb erreicht. Schalten kann nur der Zahler.
• „Website-Lizenzen verwalten“ fehlt: Der Lizenz gehört zum Abo eines anderen Benutzers. Nur er kann sie übertragen oder freigeben.
• „Der Website-Status konnte nicht geladen werden“: Lade die Seite neu. Bleibt die Meldung, kontaktiere mich.

Wie geht es weiter